Heldere doelen en strategie bepalen de koers van een organisatie, maar zonder vlotte afhandeling van managementtaken slijt de motor snel. Daarop botste ook ConSenso Advocaten, een advocatenkantoor met uitgesproken groeiambitie, waar de passie voor het vak soms het management van het bedrijf in de weg zat. Dat moest anders, en dus beslisten de vennoten van het kantoor een intensief traject aan te gaan om tot een gedragen oplossing te komen.
Mark Bernaerts en Bart Windey spelen open kaart: hoe goed de intenties ook waren, de verdeling van managementdomeinen onder de tien vennoten van hun kantoor was niet werkbaar. “We constateerden in elke vergadering dat we boordevol goede bedoelingen zaten en liepen dan vol energie de deur uit”, klinkt het. “De volgende dag bleken onze bureaus echter alweer vol te liggen met dossiers. Daardoor kwamen we er niet toe om onze plannen ook echt uit te rollen en tractie te geven.”
Cruciale ondersteunende diensten waaronder marketing, digitalisering en HR bleven op de plank liggen, en ook de groeiplannen van het kantoor bleven ongerealiseerd. “Je kan je ambitie uitspreken naar je medewerkers toe, maar je kan dat niet blijven doen zonder effectief resultaat”, vertelt Windey.
Het bracht hen tot een conclusie: er is nood aan een kantoordirecteur. Die zou enkele organisatorische taken kunnen overnemen en de processen in de organisatie vlotter laten lopen.
Dat was echter buiten Geert Motmans van Motmans & Partners gerekend: “In het eerste gesprek met hem is gebleken dat we het mandaat dat te wachten lag eerst scherper zouden moeten formuleren. Welke zaken waren we bereid uit handen te geven en welke niet? Zochten we een goede office manager of eerder iemand met het profiel van een CEO?” Een tweede suggestie was om de aanwerving meteen aan te grijpen om ook draagvlak te creëren bij het hele kantoor. “Zeker omdat we ons people management hoger op de agenda wilden zetten, volgden we dat advies.”
“Je kan je ambitie niet blijven uitspreken zonder resultaat.”
TERUG NAAR DE BASIS
Wat volgde, was een uitgebreide organisatiescan, waarin zowel de advocaten als secretariaatsmedewerkers actief betrokken werden. Geert Motmans ging met elk van hen in gesprek rond drie vragen: waarom werk je hier graag, waar loop je tegenaan en welke twee dingen zou je zelf veranderen als je hier voor een dag de leiding had?
De uitkomst van de gesprekken werd in een diepgaande analyse gegoten, die tijdens een tweedaagse uitgebreid voorgesteld, toegelicht en besproken werd.
“We hebben onszelf heel erg in de feedback herkend,” stellen Bernaerts en Windey, “maar het gesprek is altijd constructief gebleven. Dat is misschien wel de meerwaarde van een externe partij: ze heeft de maturiteit om ook moeilijke vraagstukken niet uit de weg te gaan. Alle mogelijke bezorgdheden kwamen daardoor transparant op tafel zonder dat dat voor problemen zorgde.”
Achteraf gezien bleek de tussenstap van een uitgebreide organisatiescan waardevol voor het kantoor. “We hebben eerst echt fundamenten gelegd en er pas daarna het huis op gebouwd”, klinkt het.
Het traject leidde tot een vacature voor een algemeen directeur. “Dat moest voor ons geen figuur zijn die meteen kosten zou besparen en inzetten op winstverdubbeling, maar iemand die verbindend kon zijn en ons organisatorische taken uit handen kon nemen.”
GEDREVEN VAN BIJ DE EERSTE KANDIDATUUR
Yorick Matthys begeleidde de zoektocht, waarin de keuze uiteindelijk viel op Ingrid Eyckmans. Die beet zich van bij aanvang vast in de voorbereiding van de selectieprocedure. “Ik had meteen een duidelijk beeld van wat er van me verwacht zou worden in deze functie”, stelt ze. “Misschien wel net door het voortraject dat het kantoor had gelopen.” Bovendien lijkt de job het brandpunt van haar carrière: haar ondernemende geest en eerdere ervaringen in de advocatuur, bij Voka en als COO in de softwaresector komen er naar haar aanvoelen naadloos in samen.
“De business case die we in het selectieproces moesten uitwerken vond ik ook een absolute meerwaarde”, vertelt Eyckmans, die zich dagenlang toelegde op opzoekwerk. “Zeker omdat er ter voorbereiding de gelegenheid was om met de vennoten zelf te spreken. Ik was enorm gecharmeerd door het feit dat ze daarin tijd wilden investeren en door de ‘goesting’ die ik ook bij hen voelde om samen te werken.”
“Je denkt altijd dat je weet wat je zoekt, totdat je er echt op bevraagd wordt.”
AMBITIES WORDEN WERKELIJKHEID
Na haar aanwerving ervaarde Eyckmans meteen veel vertrouwen in haar nieuwe rol. Haar takenlijst werd meteen gevuld met uitdagingen rond digitalisering, people management en groei - strategische thema’s waarmee ze meteen aan de slag ging.
“Je denkt altijd dat je weet wat je zoekt,” stelt Windey, “totdat je er echt op bevraagd wordt. Voor ons werd duidelijk dat we nood hadden aan een sterk en verbindend figuur. Dat is Ingrid ten voeten uit. Dankzij het grondige aanwervingsproces hadden we daarin van bij de start alle vertrouwen.”
De kers op de taart? Binnenkort opent ConSenso Advocaten ook een tweede vestiging aan de Vaartkom in Leuven. “Die primeur mogen we hier wel weggeven”, klinkt het eensgezind.
“Het feit dat we uitbreiden geeft een duidelijk signaal binnen de organisatie. Net als het feit dat Ingrid er nu is en de dingen echt vastpakt. Dat zorgt voor een nieuwe energie: als er een vraag komt, wordt daar iets mee gedaan. De dingen worden vastgepakt, zonder dat er een slow-motion effect op zit.”
Ook haar verbindende rol maakt Eyckmans waar, dankzij een-op-eengesprekken en informatiedoorstroom naar de medewerkers. “Ik denk dat wij mogen zeggen dat we een heel goede band hebben met onze medewerkers,” zegt Windey daarover, “maar uiteindelijk blijf je nog altijd hun baas. Daarom denk ik dat het enorm handig is om een onafhankelijk punt te hebben waar je terecht kan voor een gesprek in vertrouwen.”
EXPERTISE BRENGT RUST
“Als je belangrijke beslissingen neemt, moet je je laten bijstaan door experten”, besluit hij over de samenwerking met Motmans & Partners. “Uiteindelijk gaat het over de toekomst van het kantoor, maar dus ook over die van de veertig mensen die er werken. De nieuwe algemeen directeur zou bovendien een heel prominente rol krijgen in onze organisatie. Kies je goed, dan betekent dat een enorme meerwaarde. Pak je het fout aan, dan zijn er ook grote gevolgen. Het geeft dan wel extra geruststelling dat je wordt bijgestaan door iemand die weet waar hij mee bezig is.”
