Privacyverklaring

Inleiding

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door ons, Motmans & Partners bvba, (hierna “wij”) in het kader van uw bezoek aan onze website of uw communicatie met ons via onze website, e-mail, telefoon en sociale media.

Wanneer u met dit Privacybeleid akkoord gaat, geeft u ons de goedkeuring om uw persoonlijke gegevens te verwerken overeenkomstig de bepalingen in dit beleid, zoals hieronder aangegeven.

Tenzij anders vermeld, zijn wij de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten. Wij treden aldus op als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”, te weten de persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Algemeen

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt door Motmans & Partners bvba, Herkenrodesingel 8D/4.02, 3500 Hasselt – BE0783.281.136.

U kunt via e-mail contact met ons opnemen op het adres: motmans@motmansenpartners.be.

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. We moedigen u aan om regelmatig deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Soorten persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt

Wanneer u onze website gebruikt, verzamelt onze server:

• Technische informatie met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem; en
• Informatie met betrekking tot uw surfgedrag, zoals de tijd die u op een pagina spendeert, welke links u aanklikt, welke pagina’s u bezoekt en hoe vaak u een bepaalde pagina bezoekt.

Onze websites draaien op servers in de Europese Unie. Ook de serverlogs en technische metingen worden in de Europese Unie verwerkt en bewaard.

Wanneer u contact opneemt via e-mail, telefoon of social media, verzamelen wij:

• De identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, werkgever of functie;
• De inhoud van het bericht en eventuele bijkomende info (desbetreffende consultant, de datum, enz.);
• Eventuele andere persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt.

Wanneer u als kandidaat solliciteert:

Wanneer u als kandidaat via onze website of op een andere manier solliciteert voor een vacature, vragen wij uw toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Om het voor ons mogelijk te maken u zo goed mogelijk te helpen bij het vinden van een geschikte job, verzamelen wij uw persoonlijke gegevens via het cv dat u aan ons heeft bezorgd in het registratieproces. Dergelijke gegevens kunnen omvatten, maar zijn niet enkel beperkt tot:

• Identiteitsinformatie, zoals uw naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, werkgever en functie;
• Uw voorbije loopbaan en opleidingen;
• Eventuele andere persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt.

Wanneer u ons als klant vraagt om met u samen te werken:

Wanneer u ons als klant vraagt om samen te werken, registreren wij informatie over u. Deze informatie kan omvatten, maar is niet enkel beperkt tot:

• De contactgegevens, zoals een naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
• Uw functietitel;
• Uw bedrijf of organisatie;
• De inhoud van het bericht en de technische details ervan (met wie u communiceert bij ons, de datum, het tijdstip enz.); en
• Eventuele andere persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt.

Doeleinden waarvoor wij uw persoonlijke gegevens gebruiken

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie, producten en diensten te kunnen aanbieden.

Wanneer u op zoek bent naar een job, verwerken wij uw gegevens om:

• U te helpen een geschikte job te vinden;
• Met u te communiceren over openstaande functies en de voortgang van eventuele lopende sollicitaties;
• Uw gegevens te bezorgen aan geschikte toekomstige werkgevers, op voorwaarde dat u ons daarvoor specifiek de toestemming hebt gegeven;
• U meldingen te bezorgen over openstaande functies waarvan wij denken dat deze u zouden kunnen interesseren;
• U te helpen en te adviseren tijdens uw zoektocht naar een nieuwe job;
• U informatie te geven over de algemene trends op de arbeids- en vacaturemarkt;
• U eventueel uit te nodigen voor interessante events;
• U feedback te vragen over onze diensten;
• Onze verplichtingen aan onze klanten te kunnen naleven wanneer u een job krijgt aangeboden.

Als u ons als werkgever vraagt om met u samen te werken, verwerken wij uw gegevens om:

• U de gevraagde dienstverlening te kunnen bieden;
• U rapporteringen te bezorgen over het werk dat wij voor u uitvoeren;
• U advies te geven over relevante diensten en HR-oplossingen;
• U uit te nodigen voor interessante events en netwerkmomenten;
• U feedback te vragen over onze diensten.

Daarnaast verwerken wij uw persoonlijke gegevens om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde ordehandhavingsdiensten of -vertegenwoordigers, het gerecht en overheidsinstanties of -organisaties, waaronder bevoegde gegevensbeschermingsinstanties.

Uw persoonlijke gegevens kunnen als bewijs worden overgedragen aan de politie of het gerecht, en dit op ons initiatief of indien er gegronde vermoedens zijn van een onwettige handeling of misdaad die door u werd gepleegd in het kader van uw registratie via of gebruik van onze website of eender welke andere communicatie met ons.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om grondige analyses uit te voeren met het oog op het verbeteren van onze website, producten en diensten of voor het ontwikkelen van mogelijke nieuwe producten en diensten.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om onze rechtmatige belangen en de rechtmatige belangen van onze partners of derden te vrijwaren als en wanneer uw registratie via of gebruik van onze website of andere communicatiekanalen kan worden beschouwd als (a) een inbreuk op toepasselijke voorwaarden of intellectuele-eigendomsrechten, (b) een gevaar voor de integriteit van onze systemen, (c) een gevaar ten gevolge van kwaadaardige code, of (d) van illegale of ongepaste aard.

Wettelijke maatstaf voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens

Als verantwoordelijke partij vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens volgens de beschreven voorwaarden.

Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, is de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor de doeleinden die hierboven reeds werden aangehaald noodzakelijk.

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is eveneens gegrond op ons gerechtvaardigd belang voor:

• De voortdurende verbetering van onze website, producten en diensten om u de best mogelijke ervaring te bezorgen;
• De bescherming van onze website, producten en diensten tegen misbruik en illegale activiteiten;
• Het opsporen en verhelpen van technische fouten in ons sollicitatieproces, ook per kanaal waarlangs bezoekers binnenkomen (bijvoorbeeld LinkedIn of Facebook);
• De marketing en promotie van onze producten, diensten en merken, en de algehele succesvolle commercialisering van onze dienstverlening.

Technische toegangslogs en foutopsporing

Zoals elke website houden wij technische toegangslogs bij (IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina, tijdstip) om de website te beveiligen en storingen op te sporen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang; de logs worden 90 dagen bewaard.

Om het sollicitatieformulier op vacatures.motmansenpartners.be betrouwbaar te laten werken en technische fouten op te sporen, registreren wij welke pagina's en formulierstappen tijdens een bezoek doorlopen worden, of uploads en verzendingen lukken en welke technische fouten optreden. Ook dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang. Deze gegevens dragen een tijdelijk sessienummer dat per tabblad wordt aangemaakt en verdwijnt wanneer u het tabblad sluit. Wat u invult of uploadt, registreren wij hierbij niet. Meer uitleg vindt u in onze cookie policy.

Partijen die wij uw gegevens bezorgen

Wij bezorgen uw persoonlijke gegevens op geen enkele identificeerbare manier aan derden, behalve zoals uitdrukkelijk vermeld in dit beleid en behalve wanneer u ons hiervoor de toestemming hebt gegeven.

Wij doen een beroep op betrouwbare derden om onze website en diensten aan te bieden en om gegevens in onze naam te verwerken. Deze verwerkers mogen gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens strikte contractuele vertrouwelijkheidsafspraken behandelen. Het gaat om:

• Onze hostingpartner (Europese Unie): hosting van onze websites, serverlogs en websitestatistieken.
• Onze partner voor logbeheer en storingsdetectie (Europese Unie): opslag van logs en technische storingsdetectie.
• Cloudflare: botpreventie op onze formulieren (Cloudflare Turnstile).
• Carerix: beheer van sollicitaties en kandidatendossiers.
• Resend: verzending van de e-mail met uw bericht wanneer u ons contactformulier gebruikt, nadat de botcontrole geslaagd is.
• Google: bezoekersstatistieken via Google Analytics op motmansenpartners.be, alleen met uw toestemming.

Na uw toestemming voor analyserende cookies maken wij gebruik van een externe dienst voor technische storingsdetectie en bezoekmeting. Op beide websites gaat het om technische kenmerken van uw browser en uw IP-adres. Op motmansenpartners.be registreert deze dienst daarnaast foutmeldingen, laadtijden en een opname van de schermweergave tijdens uw bezoek; wat u in formuliervelden invult, wordt in die opname gemaskeerd. Op vacatures.motmansenpartners.be wordt geen opname van de schermweergave gemaakt. Deze gegevens worden 90 dagen bewaard in de Europese Unie. Meer uitleg vindt u in onze cookie policy.

Na uw toestemming voor marketingcookies gebruiken wij op beide websites de Meta Pixel van Meta Platforms (Facebook en Instagram) om te meten welke pagina's bezocht en welke aanvragen verzonden worden na een advertentie. Meta ontvangt daarbij uw IP-adres, browserkenmerken, de bezochte pagina en een pseudonieme identificatie uit een cookie. Wat u in formulieren invult, zoals uw naam, e-mailadres of telefoonnummer, sturen wij niet naar Meta. Meta verwerkt deze gegevens ook voor eigen doeleinden, volgens het privacybeleid van Meta, en kan ze in de Verenigde Staten verwerken. Meer uitleg vindt u in onze cookie policy.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, kunnen wij uw persoonlijke gegevens doorgeven aan de regelgevende instanties of ordehandhavingsdiensten.

Locatie en overdracht

Onze websites, serverlogs en technische metingen worden in de Europese Unie verwerkt en bewaard. Alleen met uw toestemming voor marketingcookies kunnen Meta (Meta Pixel) en LinkedIn (Insight Tag) gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Wanneer gegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dat onder passende waarborgen zoals de AVG die voorschrijft.

Kwaliteitszorg & bewaartermijnen

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het behalen van de vermelde doeleinden, of totdat u uw toestemming intrekt (onder voorbehoud van wettelijke bewaarplichten of dwingende belangen).

Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Serverlogs en technische metingen (telemetrie): 90 dagen.
• Uw cookievoorkeur: 12 maanden.
• Interne melding wanneer een sollicitatie niet automatisch in ons sollicitatiesysteem terechtkwam: 90 dagen.

Wij hanteren strikte technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of vernietiging.

Uw rechten

U beschikt onder de privacywetgeving over de volgende rechten:

• Recht op inzage: U hebt het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie: U hebt het recht om eventuele onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op intrekking van toestemming: U kunt eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.
• Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te bevriezen.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): U kunt vragen uw gegevens in een gestructureerd en machinaal leesbaar formaat te ontvangen.

Voor klachten kunt u steeds contact met ons opnemen via motmans@motmansenpartners.be of een klacht indienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).